Een onbetaalde factuur van een Poolse contractspartij kan langs meerdere wegen worden geïnd. De keuze daartussen hangt af van de beschikbare documentatie, van de vraag of betwisting wordt verwacht, en van de vraag of de schuldenaar vermogensbestanddelen heeft waarop beslag kan worden gelegd.

De volgorde is van belang voor de uitkomst. Het is doorgaans sneller en goedkoper om de financiële situatie van de schuldenaar vast te stellen voordat een procedure wordt gestart, dan om een vonnis te verkrijgen dat niet ten uitvoer kan worden gelegd.

Welke stukken nodig zijn voordat de procedure begint

Invordering veronderstelt dat de vordering kan worden aangetoond. Het overleggen van een factuur is niet voldoende indien er geen grondslag is waaruit blijkt dat de prestatie daadwerkelijk is geleverd en aanvaard.

  • Contractuele grondslag: overeenkomst, orderbevestiging of de correspondentie waarin de voorwaarden zijn overeengekomen.
  • Leveringsdocumentatie: vrachtbrieven, leveringsbevestigingen, opleveringsprotocollen of vergelijkbare stukken.
  • De factuur: met vermelding van de betalingstermijn en eventuele verwijzing naar de overeenkomst.
  • Betalingsverloop: deelbetalingen, die een erkenning van de vordering kunnen inhouden.
  • Correspondentie over betaling: aanmaningen en de reacties van de schuldenaar, waaronder eventuele toezeggingen.

Deelbetalingen en schriftelijke erkenningen van de schuld hebben bijzondere waarde. Zij kunnen het de schuldenaar bemoeilijken om later te betwisten dat de vordering bestaat, en kunnen daarnaast van belang zijn voor de verjaring.

Aanmaning – en waarom dit geen formaliteit is

Een schriftelijke aanmaning behoort de omvang van de vordering, de grondslag, een betalingstermijn en de gevolgen van niet-betaling te vermelden. Zij dient te worden verzonden op een wijze waarbij verzending en ontvangst kunnen worden aangetoond.

De aanmaning heeft naast de opeising zelf drie functies. Zij toont aan dat de schuldenaar van de vordering op de hoogte is gebracht. Zij kan de renteberekening vanaf een bepaald moment in gang zetten. En zij geeft de schuldenaar gelegenheid eventuele bezwaren aan te voeren, waardoor de sterkte van de zaak kan worden beoordeeld voordat een procedure wordt gestart.

Een aanmaning in het Pools neemt bovendien het gebruikelijke bezwaar weg dat de mededeling niet is begrepen. Voor een Nederlandse crediteur is dat vaak de eenvoudigste manier om duidelijk te maken dat de zaak binnen het Poolse rechtsstelsel wordt behandeld.

Betalingsbevel – de snelle weg bij onbetwiste vorderingen

Is de vordering met schriftelijke stukken onderbouwd, dan kan de zaak in vereenvoudigde vorm worden behandeld, waarbij de rechter beslist zonder mondelinge behandeling. De schuldenaar krijgt vervolgens een termijn om verzet te doen.

Doet de schuldenaar binnen de termijn geen verzet, dan krijgt de beslissing werking als grondslag voor tenuitvoerlegging. Wordt verzet gedaan, dan gaat de zaak over naar de gewone behandeling en moeten de aangevoerde bezwaren worden behandeld.

De vereenvoudigde weg is doorgaans sneller en gaat gepaard met een lager griffierecht dan een gewone procedure. Zij veronderstelt echter dat de vordering schriftelijk kan worden onderbouwd, en is minder geschikt indien geschil wordt verwacht over de kwaliteit of omvang van de levering.

Daarnaast bestaat een elektronische procedure voor bepaalde geldvorderingen, die doelmatig kan zijn bij veel gelijksoortige vorderingen tegen dezelfde schuldenaar.

Zekerstelling van de vordering tijdens de procedure

Een vonnis heeft beperkte waarde indien de vermogensbestanddelen van de schuldenaar inmiddels zijn verdwenen. Daarom kan om voorlopige bewarende maatregelen worden verzocht – doorgaans beslag op bankrekeningen, vorderingen of geregistreerde goederen.

Het verzoek vergt dat de vordering aannemelijk wordt gemaakt en dat wordt aangetoond dat het uitblijven van zekerstelling een latere tenuitvoerlegging zou bemoeilijken of verhinderen. Dat laatste is vaak het moeilijkst te onderbouwen.

Omstandigheden die voor zekerstelling pleiten kunnen zijn: verkoop van goederen aan naasten, staking van de bedrijfsvoering, onbetaalde verplichtingen jegens meerdere crediteuren, of overdracht van de onderneming aan een nieuwe entiteit met dezelfde leiding.

Zekerstelling kan gelijktijdig met het aanhangig maken van de zaak of daaraan voorafgaand worden verzocht. Het tijdstip is van belang, omdat een schuldenaar die een aanmaning ontvangt in bepaalde gevallen over de goederen begint te beschikken.

Rente en wettelijke vergoeding

Naast de hoofdsom kan doorgaans rente worden gevorderd vanaf de vervaldag. In handelsverhoudingen tussen ondernemingen gelden bijzondere rentetarieven voor betalingsachterstand.

Het Poolse recht voert bovendien de Europese regels ter bestrijding van betalingsachterstand in handelstransacties uit. De crediteur kan daarom naast de rente een vast bedrag vorderen ter dekking van invorderingskosten. Het bedrag is getrapt naar de omvang van de vordering.

Het bedrag komt de crediteur toe voor iedere te late betaling en vergt geen bewijs van werkelijk gemaakte kosten. Bij veel te laat betaalde facturen tegen dezelfde schuldenaar kan het totaalbedrag aanzienlijk oplopen en moet dit vanaf het begin in de berekening worden meegenomen.

Tenuitvoerlegging – hoe de vordering daadwerkelijk wordt geïnd

Met een executoriale titel kan de zaak worden overgedragen aan een gerechtsdeurwaarder. De tenuitvoerlegging kan zich richten op bankrekeningen, lopende vorderingen op de eigen klanten van de schuldenaar, voertuigen, voorraden en onroerende zaken.

De uitkomst hangt af van de nauwkeurigheid waarmee de goederen kunnen worden aangewezen. Een verzoek zonder concrete aanwijzingen over mogelijke verhaalsobjecten leidt zelden tot resultaat. Er bestaan mogelijkheden om inlichtingen over de vermogenspositie van de schuldenaar te verkrijgen, maar deze werken het best in aanvulling op de eigen gegevens van de crediteur.

Blijkt de tenuitvoerlegging zonder resultaat, dan kan dat zelfstandige betekenis hebben. Een gedocumenteerde vruchteloze tenuitvoerlegging is vaak een voorwaarde om een vordering tegen het bestuur van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in te stellen.

Verjaring – de korte termijnen

Vorderingen die verband houden met de uitoefening van een onderneming verjaren na kortere termijnen dan gewone civielrechtelijke vorderingen. Voor bepaalde soorten vorderingen, waaronder vorderingen uit bepaalde overeenkomsttypen, gelden bovendien bijzonder korte termijnen.

Het einde van de termijn wordt volgens afzonderlijke regels berekend en kan in bepaalde gevallen worden verlegd naar het einde van het kalenderjaar. Dat betekent dat een vordering dichter bij verjaring kan zijn dan een eenvoudige telling van maanden doet vermoeden.

De verjaring kan worden gestuit, onder meer door het aanhangig maken van een zaak of door erkenning van de vordering door de schuldenaar. Een deelbetaling of een schriftelijke toezegging kan daarom rechtsgevolg hebben dat verder reikt dan het bedrag zelf.

Onderzoek naar de schuldenaar – voor en tijdens de zaak

Voordat in een zaak wordt geïnvesteerd, behoort de situatie van de schuldenaar te worden onderzocht. Diverse Poolse registers zijn openbaar en kunnen een beeld geven van de status van de onderneming.

  • Inschrijving, bestuur en vertegenwoordigingsbevoegdheid in het handelsregister.
  • Neergelegde jaarrekeningen, voor zover openbaarmaking verplicht is.
  • Status als voor btw geregistreerde onderneming.
  • Gegevens over faillissement of herstructurering.
  • Ingeschreven zekerheidsrechten op goederen.

Het onderzoek kan uitwijzen dat de schuldenaar van naam is gewijzigd, is gefuseerd, in liquidatie verkeert of de bedrijfsvoering aan een nieuwe entiteit heeft overgedragen. Al deze omstandigheden bepalen tegen wie de zaak moet worden gericht.

Waarmee het kantoor u kan helpen

Eerste beoordeling: doorlichten van de documentatie, beoordeling van de sterkte van de vordering, controle van de verjaringstermijn en onderzoek naar de geregistreerde gegevens van de schuldenaar.

Buitengerechtelijke fase: opstellen van een aanmaning in het Pools, onderhandelen over betaling of een afbetalingsregeling, en beoordelen of een schriftelijke erkenning haalbaar is.

Procedure: keuze van de procesvorm, opstellen van de feitelijke onderbouwing, verzoek om bewarende maatregelen en het voeren van de procedure.

Tenuitvoerlegging: overdracht aan de deurwaarder, aanwijzing van goederen, opvolging en – indien de tenuitvoerlegging vruchteloos blijft – beoordeling van een vordering tegen het bestuur.

Het kantoor is gevestigd in Poznań en staat cliënten bij in zaken in geheel Polen. De zaak kan in belangrijke mate op afstand worden behandeld.

Gerelateerde onderwerpen

Veelgestelde vragen

Is een factuur voldoende om een procedure te starten?

Zelden op zichzelf. De factuur documenteert de vordering, maar niet noodzakelijk dat de prestatie is geleverd en aanvaard. Contractuele grondslag, leveringsdocumentatie en correspondentie over betaling versterken de zaak aanzienlijk.

Hoe snel kan een zaak worden afgerond?

Dat hangt vooral af van de vraag of de vordering wordt betwist. Onbetwiste vorderingen kunnen in vereenvoudigde vorm worden behandeld zonder mondelinge behandeling. Doet de schuldenaar verzet, dan gaat de zaak over naar de gewone behandeling en duurt het traject langer.

Kan ik meer vorderen dan de hoofdsom?

Doorgaans wel. Er kan rente worden gevorderd vanaf de vervaldag, en op grond van de regels over betalingsachterstand in handelstransacties komt de crediteur bovendien een vast bedrag toe ter dekking van invorderingskosten, getrapt naar de omvang van de vordering.

De schuldenaar heeft geen middelen. Kan ik nog iets doen?

Een gedocumenteerde vruchteloze tenuitvoerlegging is vaak een voorwaarde om een vordering tegen het bestuur van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid in te stellen. Er behoort daarom voor te worden gezorgd dat de uitkomst van de tenuitvoerlegging juist wordt vastgelegd.

Hoeveel tijd heb ik voordat de vordering verjaart?

Vorderingen die verband houden met de uitoefening van een onderneming verjaren na kortere termijnen dan gewone civielrechtelijke vorderingen, en voor bepaalde soorten vorderingen gelden bijzonder korte termijnen. De berekening kan het einde bovendien naar het einde van het kalenderjaar verleggen, dus de termijn behoort per geval te worden gecontroleerd.

Moet de correspondentie in het Pools worden gevoerd?

Dat is niet in alle verbanden een formeel vereiste, maar een aanmaning in het Pools neemt het gebruikelijke bezwaar weg dat de mededeling niet is begrepen, en maakt duidelijk dat de zaak binnen het Poolse rechtsstelsel wordt behandeld.