Før du inngår en kontrakt med et polsk selskap, leverer varer eller overfører en betaling, bør du kontrollere hvem du reelt handler med. En overkommelig gjennomgang av offentlig tilgjengelige polske registre kan avdekke de fleste varseltegn før pengene forlater kontoen din.

Denne veiledningen gjennomgår hva du bør kontrollere, og hvilke polske kilder som finnes. Kontrollen kan gjøres som en rask gjennomgang eller utvides til en full due diligence, alt etter beløp og risiko. Kontoret ligger i Poznań og bistår i forretningssaker i hele Polen.

Rask kontroll eller full due diligence

En rask kontroll bekrefter motpartens identitet, signaturrett og de mest åpenbare risikosignalene ut fra offentlige registre. Den passer ved gjentatte eller mindre transaksjoner og kan gjennomføres på kort tid.

En full due diligence går dypere og omfatter blant annet regnskaper over flere år, avtaler, tvister, tillatelser og eierforhold. Den bør velges ved større transaksjoner, ved et nytt samarbeid av betydning eller ved en investering. Se den egne veiledningen om due diligence i Polen.

Bekreft den juridiske identiteten

Først må det fastslås hvem motparten er som juridisk person. Selskaper registreres i det landsdekkende registeret KRS, mens enkeltpersonforetak finnes i registeret CEIDG. Registrene er offentlig tilgjengelige og gratis.

Bekreft det fulle navnet, registreringsnummeret, skattenummeret NIP og selskapets rettslige form. Kontroller at selskapet faktisk er aktivt og ikke under avvikling. Et vanlig varseltegn er en motpart der det registrerte navnet eller adressen ikke stemmer med det som står på fakturaen eller i korrespondansen.

Kontroller hvem som kan forplikte selskapet

En kontrakt binder bare selskapet dersom den er inngått av noen med signaturrett. I KRS fremgår det hvem som sitter i ledelsen, og på hvilken måte selskapet forpliktes – for eksempel av to styremedlemmer i fellesskap eller av et styremedlem sammen med en prokurist.

Handler du med noen som ikke selv kan forplikte selskapet, bør det foreligge en fullmakt eller en registrert prokura. Signeres kontrakten uten tilstrekkelig fullmakt, risikerer du at avtalen ikke binder selskapet. Kontroller derfor signaturreglene før kontrakten signeres, ikke etterpå.

Eierstruktur og reelle eiere

Ved samarbeid av betydning bør eierstrukturen gjennomgås. Hvem eier og kontrollerer selskapet, og inngår det i et større konsern? Opplysninger om de reelle eierne finnes i det sentrale registeret over reelle eiere.

En uklar eller raskt skiftende eierkrets, et nylig stiftet selskap uten historikk eller en kompleks struktur uten forretningsmessig begrunnelse kan være grunn til nærmere kontroll, særlig dersom det skal betales på forskudd.

Regnskaper og selskapsdokumenter

Selskaper leverer årsregnskaper som er offentlig tilgjengelige gjennom KRS. Regnskapene gir et bilde av omsetning, resultat, egenkapital og gjeld og kan avsløre et selskap som er svakere enn det fremstår.

Offisielle kunngjøringer om selskaper – for eksempel om endringer, fusjoner eller åpning av insolvensbehandling – offentliggjøres dessuten i det offisielle kunngjøringsorganet. En gjennomgang av de siste regnskapene og kunngjøringene bør inngå før en større forpliktelse påtas.

Insolvens- og inndrivelsessignaler

Det bør kontrolleres om motparten er under insolvens- eller rekonstruksjonsbehandling. Slike opplysninger fremgår av det landsdekkende registeret over skyldnere, der pågående saker registreres.

Er det åpnet insolvensbehandling, har det stor betydning for om og hvordan du kan få betaling, og for hvordan en kontrakt bør utformes. Andre signaler – som gjentatte betalingspåminnelser, pågående inndrivelse eller pant i eiendeler – bør likeledes tas alvorlig.

Mva-status og bankkonto – den hvite listen

Motpartens mva-status og registrerte bankkontoer kan kontrolleres på den offisielle listen over mva-registrerte (den hvite listen). Listen viser om selskapet er aktivt mva-registrert, og hvilke bankkontoer som er meldt til skattemyndigheten.

Det har praktisk betydning: betales et større beløp til en konto som ikke står på den hvite listen, kan det få skattemessige følger for betaleren. Overfør derfor bare til en meldt konto, kontroller kontonummeret mot listen, og vær oppmerksom på reglene om delt betaling for mva. En plutselig anmodning om å betale til en ny eller utenlandsk konto er et klassisk varseltegn.

Grensekryssende handel og EU-mva-nummer

Ved handel over landegrensene innenfor EU har motpartens EU-mva-nummer betydning. Nummeret kan kontrolleres i EUs felles system, slik at det bekreftes at det er gyldig og tilhører selskapet du handler med.

Et gyldig mva-nummer har betydning for den mva-messige behandlingen av en leveranse mellom land og er samtidig en ytterligere bekreftelse av motpartens identitet. Kontrollen bør foretas på tidspunktet for handelen og lagres sammen med den øvrige dokumentasjonen.

Sanksjoner og bransjetillatelser

Ved visse transaksjoner bør det kontrolleres om motparten eller dennes eiere er omfattet av sanksjoner. Dessuten krever en rekke bransjer særlige tillatelser eller konsesjoner, og det bør bekreftes at motparten har dem dersom avtalen forutsetter det.

En kontroll av domenenavn, referanser og selskapets faktiske tilstedeværelse kan supplere bildet. Formålet er å bekrefte at motparten både kan og har lov til å levere det avtalen gjelder.

Varseltegn i praksis

Noen signaler bør alltid føre til nærmere kontroll før det inngås en avtale eller overføres en betaling:

  • Navn, adresse eller kontonummer på fakturaen stemmer ikke med registrene.
  • Det legges press på for en rask betaling eller forskuddsbetaling uten vanlig kontroll.
  • Det bes plutselig om betaling til en ny eller utenlandsk konto.
  • Priser eller vilkår er påfallende gunstige uten forretningsmessig forklaring.
  • Selskapet er nystiftet eller uten verifiserbar historikk og tilstedeværelse.
  • Motparten er tilbakeholden med å oppgi registreringsnummer eller signaturforhold.
  • Kommunikasjonen skjer utelukkende via en fri e-post- eller meldingstjeneste.

Et enkelt signal er ikke nødvendigvis avgjørende, men flere samtidig bør føre til at avtalen ikke inngås før forholdene er avklart.

Gjør kontrakten robust

Kontrollen bør følges opp av en kontrakt som beskytter din stilling. Vesentlige elementer er en klar beskrivelse av ytelsen, betalingsbetingelser, frister og misligholdsbeføyelser samt en klar bestemmelse om hvilket lands rett som gjelder, og hvor tvister avgjøres.

Avhengig av risikoen kan det avtales sikkerhet – for eksempel forskuddsbetaling, en bankgaranti eller salgspant inntil betaling er skjedd. En godt utformet kontrakt gjør det lettere å gjøre et krav gjeldende dersom samarbeidet senere skulle gå skjevt.

Tilpass kontrollen til beløp og risiko

Kontrollens omfang bør stå i forhold til transaksjonen. Ved en mindre, gjentatt leveranse kan en rask identitets- og signaturkontroll være tilstrekkelig, mens en større forpliktelse, en forskuddsbetaling eller et langvarig samarbeid taler for en grundigere gjennomgang.

En fornuftig tilnærming koster tid, men er som regel langt billigere enn å forfølge et krav mot en motpart som viser seg å være uten midler eller ikke å være den man trodde.

Dokumentér tidspunktet og gjenta kontrollen

Ta vare på utskrifter fra registrene med dato, slik at du kan dokumentere hva som var opplyst på det tidspunktet du inngikk avtalen. Det kan få betydning både skattemessig og i en eventuell tvist.

Ved et løpende samarbeid bør kontrollen gjentas med jevne mellomrom, da en motparts situasjon kan endre seg. En motpart som var solid ved samarbeidets begynnelse, er ikke nødvendigvis det et år senere.

Offisielle polske kilder

De viktigste offentlig tilgjengelige kildene til kontroll av en polsk motpart er:

  • KRS – det landsdekkende selskapsregisteret med ledelse, signaturrett og regnskaper.
  • CEIDG – registeret over enkeltpersonforetak.
  • Den hvite listen over mva-registrerte – mva-status og meldte bankkontoer.
  • Det landsdekkende registeret over skyldnere – insolvens- og rekonstruksjonsbehandling.
  • Det sentrale registeret over reelle eiere.
  • Det offisielle kunngjøringsorganet for selskapskunngjøringer.

Kontoret kan innhente og gjennomgå opplysningene fra disse kildene og sammenholde dem, slik at du får et samlet bilde før beslutningen.

Slik hjelper vi

Kontroll: en rask gjennomgang av identitet, signaturrett og de viktigste risikosignalene, eller en mer omfattende due diligence etter behov.

Kontrakt: utarbeidelse eller gjennomgang av kontrakten med de nødvendige sikkerhetene og en klar bestemmelse om lovvalg og verneting. Kontoret bistår i hele Polen og kan som regel arbeide på avstand.

Relaterte sider

Vanlige spørsmål

Hvor kan jeg kontrollere et polsk selskap?

Selskaper finnes i det landsdekkende registeret KRS, enkeltpersonforetak i CEIDG. Mva-status og bankkontoer fremgår av den hvite listen, insolvensbehandling av registeret over skyldnere, og reelle eiere av det sentrale registeret over disse. Registrene er offentlig tilgjengelige.

Hvordan vet jeg hvem som kan signere kontrakten?

Av KRS fremgår hvem som sitter i ledelsen, og på hvilken måte selskapet forpliktes. Handler du med en annen, bør det foreligge en fullmakt eller en registrert prokura. Signeres kontrakten uten tilstrekkelig fullmakt, binder den kanskje ikke selskapet.

Hva er den hvite listen, og hvorfor betyr den noe?

Det er den offisielle listen over mva-registrerte med de bankkontoene som er meldt til skattemyndigheten. Betales et større beløp til en konto utenfor listen, kan det få skattemessige følger for betaleren. Overfør derfor bare til en meldt konto.

Er en rask kontroll nok?

Det avhenger av beløp og risiko. Ved en mindre, gjentatt leveranse kan en rask identitets- og signaturkontroll være tilstrekkelig. Ved en større forpliktelse, en forskuddsbetaling eller en investering bør en full due diligence vurderes.

Hva om motparten ber om betaling til en ny konto?

Vær forsiktig. En plutselig anmodning om å betale til en ny eller utenlandsk konto er et klassisk varseltegn. Kontroller kontonummeret mot den hvite listen, og bekreft anmodningen via en kjent kanal før du overfører.

Kan dere foreta kontrollen for meg?

Ja. Kontoret kan innhente og gjennomgå opplysningene fra de offentlige registrene, sammenholde dem og utarbeide eller gjennomgå kontrakten med de nødvendige sikkerhetene. Arbeidet kan som regel utføres på avstand.