Før du indgår en kontrakt med en polsk virksomhed, leverer varer eller overfører en betaling, bør du kontrollere, hvem du reelt handler med. En overskuelig kontrol af offentligt tilgængelige polske registre kan afdække de fleste advarselstegn, før pengene forlader din konto.
Denne vejledning gennemgår, hvad du bør kontrollere, og hvilke polske kilder der findes. Kontrol kan udføres som en hurtig gennemgang eller udvides til en fuld due diligence, alt efter beløb og risiko. Kontoret ligger i Poznań og bistår i erhvervssager i hele Polen.
Hurtig kontrol eller fuld due diligence
En hurtig kontrol bekræfter modpartens identitet, tegningsret og de mest åbenlyse risikosignaler ud fra offentlige registre. Den er velegnet ved gentagne eller mindre transaktioner og kan gennemføres på kort tid.
En fuld due diligence går dybere og omfatter blandt andet regnskaber over flere år, aftaler, tvister, tilladelser og ejerforhold. Den bør vælges ved større transaktioner, ved et nyt samarbejde af betydning eller ved en investering. Se den særskilte vejledning om due diligence i Polen.
Bekræft den juridiske identitet
Først skal det fastslås, hvem modparten er som juridisk person. Selskaber registreres i det landsdækkende register KRS, mens enkeltmandsvirksomheder findes i registret CEIDG. Registrene er offentligt tilgængelige og gratis.
Bekræft det fulde navn, registreringsnummeret, skattenummeret NIP og virksomhedens retlige form. Kontrollér, at virksomheden faktisk er aktiv og ikke under afvikling. Et almindeligt varselstegn er en modpart, hvis registrerede navn eller adresse ikke stemmer overens med det, der står på fakturaen eller i korrespondancen.
Kontrollér, hvem der kan forpligte virksomheden
En kontrakt binder kun virksomheden, hvis den er indgået af nogen med tegningsret. I KRS fremgår det, hvem der sidder i ledelsen, og på hvilken måde virksomheden tegnes – for eksempel af to ledelsesmedlemmer i forening eller af et ledelsesmedlem sammen med en prokurist.
Handler du med en, der ikke selv kan tegne virksomheden, bør der foreligge en fuldmagt eller en registreret prokura. Underskrives kontrakten af en uden fornøden bemyndigelse, risikerer du, at aftalen ikke binder virksomheden. Kontrollér derfor tegningsreglerne, før kontrakten underskrives, og ikke bagefter.
Ejerstruktur og reelle ejere
Ved samarbejde af betydning bør ejerstrukturen gennemgås. Hvem ejer og kontrollerer virksomheden, og indgår den i en større koncern? Oplysninger om de reelle ejere findes i det centrale register over reelle ejere.
En uklar eller hurtigt skiftende ejerkreds, en nyligt stiftet virksomhed uden historik eller en kompleks struktur uden forretningsmæssig begrundelse kan være grund til nærmere kontrol, navnlig hvis der skal betales forud.
Regnskaber og selskabsdokumenter
Selskaber indleverer årsregnskaber, der er offentligt tilgængelige gennem KRS. Regnskaberne giver et billede af omsætning, resultat, egenkapital og gæld og kan afsløre en virksomhed, der er svagere, end den fremstår.
Officielle meddelelser om selskaber – for eksempel om ændringer, fusioner eller åbning af insolvensbehandling – offentliggøres desuden i det officielle kundgørelsesorgan. En gennemgang af de seneste regnskaber og meddelelser bør indgå, før en større forpligtelse påtages.
Insolvens- og inddrivelsessignaler
Det bør kontrolleres, om modparten er under insolvens- eller rekonstruktionsbehandling. Sådanne oplysninger fremgår af det landsdækkende register over skyldnere, hvor verserende sager registreres.
Er der åbnet insolvensbehandling, har det stor betydning for, om og hvordan du kan få betaling, og for, hvordan en kontrakt bør udformes. Andre signaler – som gentagne betalingspåmindelser, verserende inddrivelse eller pant i aktiver – bør ligeledes tages alvorligt.
Momsstatus og bankkonto – den hvide liste
Modpartens momsstatus og registrerede bankkonti kan kontrolleres på den officielle liste over momsregistrerede (den hvide liste). Listen viser, om virksomheden er aktiv momsregistreret, og hvilke bankkonti der er anmeldt til skattemyndigheden.
Det har praktisk betydning: betales et større beløb til en konto, der ikke står på den hvide liste, kan det få skattemæssige følger for betaleren. Overfør derfor kun til en anmeldt konto, kontrollér kontonummeret mod listen, og vær opmærksom på reglerne om delt betaling for moms. En pludselig anmodning om at betale til en ny eller udenlandsk konto er et klassisk advarselstegn.
Grænseoverskridende handel og EU-momsnummer
Ved handel på tværs af grænserne inden for EU er modpartens EU-momsnummer af betydning. Nummeret kan kontrolleres i EU's fælles system, så det bekræftes, at det er gyldigt og tilhører den virksomhed, du handler med.
Et gyldigt momsnummer har betydning for den momsmæssige behandling af en leverance mellem lande og er samtidig en yderligere bekræftelse af modpartens identitet. Kontrollen bør foretages på tidspunktet for handelen og gemmes sammen med den øvrige dokumentation.
Sanktioner og branchetilladelser
Ved visse transaktioner bør det kontrolleres, om modparten eller dennes ejere er omfattet af sanktioner. Desuden kræver en række brancher særlige tilladelser eller koncessioner, og det bør bekræftes, at modparten har dem, hvis aftalen forudsætter det.
En kontrol af domænenavne, referencer og virksomhedens faktiske tilstedeværelse kan supplere billedet. Formålet er at bekræfte, at modparten både må og kan levere det, aftalen angår.
Advarselstegn i praksis
Nogle signaler bør altid føre til nærmere kontrol, før der indgås en aftale eller overføres en betaling:
- Navn, adresse eller kontonummer på fakturaen stemmer ikke overens med registrene.
- Der lægges pres på for en hurtig betaling eller forudbetaling uden sædvanlig kontrol.
- Der bedes pludselig om betaling til en ny eller udenlandsk konto.
- Priser eller vilkår er påfaldende gunstige uden forretningsmæssig forklaring.
- Virksomheden er nystiftet eller uden verificerbar historik og tilstedeværelse.
- Modparten er tilbageholdende med at oplyse registreringsnummer eller tegningsforhold.
- Kommunikationen sker udelukkende via en fri e-mail- eller beskedtjeneste.
Et enkelt signal er ikke nødvendigvis afgørende, men flere samtidig bør føre til, at aftalen ikke indgås, før forholdene er afklaret.
Gør kontrakten robust
Kontrollen bør følges op af en kontrakt, der beskytter din stilling. Væsentlige elementer er en klar beskrivelse af ydelsen, betalingsbetingelser, frister og misligholdelsesbeføjelser samt en klar bestemmelse om, hvilket lands ret der gælder, og hvor tvister afgøres.
Afhængigt af risikoen kan der aftales sikkerhed – for eksempel forudbetaling, en bankgaranti eller ejendomsforbehold, indtil betaling er sket. En veludformet kontrakt gør det lettere at gøre et krav gældende, hvis samarbejdet senere skulle gå skævt.
Tilpas kontrollen til beløb og risiko
Kontrollens omfang bør stå i forhold til transaktionen. Ved en mindre, gentagen leverance kan en hurtig identitets- og tegningskontrol være tilstrækkelig, mens en større forpligtelse, en forudbetaling eller et længerevarende samarbejde taler for en grundigere gennemgang.
En fornuftig tilgang koster tid, men er som regel langt billigere end at forfølge et krav mod en modpart, der viser sig at være uden midler eller ikke at være den, man troede.
Dokumentér tidspunktet og gentag kontrollen
Gem udskrifter fra registrene med dato, så du kan dokumentere, hvad der var oplyst på det tidspunkt, hvor du indgik aftalen. Det kan få betydning både skattemæssigt og i en eventuel tvist.
Ved et løbende samarbejde bør kontrollen gentages med jævne mellemrum, da en modparts situation kan ændre sig. En modpart, der var solid ved samarbejdets begyndelse, er ikke nødvendigvis det et år senere.
Officielle polske kilder
De vigtigste offentligt tilgængelige kilder til kontrol af en polsk modpart er:
- KRS – det landsdækkende selskabsregister med ledelse, tegningsret og regnskaber.
- CEIDG – registret over enkeltmandsvirksomheder.
- Den hvide liste over momsregistrerede – momsstatus og anmeldte bankkonti.
- Det landsdækkende register over skyldnere – insolvens- og rekonstruktionsbehandling.
- Det centrale register over reelle ejere.
- Det officielle kundgørelsesorgan for selskabsmeddelelser.
Kontoret kan indhente og gennemgå oplysningerne fra disse kilder og sammenholde dem, så du får et samlet billede før beslutningen.
Hvad kontoret kan bistå med
Kontrol: en hurtig gennemgang af identitet, tegningsret og de vigtigste risikosignaler, eller en mere omfattende due diligence efter behov.
Kontrakt: udarbejdelse eller gennemgang af kontrakten med de nødvendige sikkerheder og en klar bestemmelse om lovvalg og værneting. Kontoret bistår i hele Polen og kan som regel arbejde på afstand.
Relaterede vejledninger
Ofte stillede spørgsmål
Hvor kan jeg kontrollere en polsk virksomhed?
Selskaber findes i det landsdækkende register KRS, enkeltmandsvirksomheder i CEIDG. Momsstatus og bankkonti fremgår af den hvide liste, insolvensbehandling af registret over skyldnere, og reelle ejere af det centrale register herover. Registrene er offentligt tilgængelige.
Hvordan ved jeg, hvem der må underskrive kontrakten?
Af KRS fremgår, hvem der sidder i ledelsen, og på hvilken måde virksomheden tegnes. Handler du med en anden, bør der foreligge en fuldmagt eller en registreret prokura. Underskrives kontrakten uden fornøden bemyndigelse, binder den måske ikke virksomheden.
Hvad er den hvide liste, og hvorfor betyder den noget?
Det er den officielle liste over momsregistrerede med de bankkonti, der er anmeldt til skattemyndigheden. Betales et større beløb til en konto uden for listen, kan det få skattemæssige følger for betaleren. Overfør derfor kun til en anmeldt konto.
Er en hurtig kontrol nok?
Det afhænger af beløb og risiko. Ved en mindre, gentagen leverance kan en hurtig identitets- og tegningskontrol være tilstrækkelig. Ved en større forpligtelse, en forudbetaling eller en investering bør en fuld due diligence overvejes.
Hvad hvis modparten beder om betaling til en ny konto?
Vær forsigtig. En pludselig anmodning om at betale til en ny eller udenlandsk konto er et klassisk advarselstegn. Kontrollér kontonummeret mod den hvide liste, og bekræft anmodningen ad en kendt kanal, før du overfører.
Kan I foretage kontrollen for mig?
Ja. Kontoret kan indhente og gennemgå oplysningerne fra de offentlige registre, sammenholde dem og udarbejde eller gennemgå kontrakten med de nødvendige sikkerheder. Arbejdet kan som regel udføres på afstand.