Áður en þú gerir samning við pólskt fyrirtæki, afhendir vörur eða millifærir greiðslu ættir þú að staðreyna við hvern þú átt í raun viðskipti. Yfirstíganleg könnun á opinberum pólskum skrám getur leitt í ljós flest viðvörunarmerki áður en peningarnir fara af reikningi þínum.

Þessar leiðbeiningar fara yfir hvað ætti að kanna og hvaða pólskar heimildir eru til. Könnun má gera sem hraðyfirferð eða víkka út í ítarlega áreiðanleikakönnun eftir fjárhæð og áhættu. Skrifstofan er í Poznań og aðstoðar í viðskiptamálum um allt Pólland.

Hraðkönnun eða ítarleg áreiðanleikakönnun

Hraðkönnun staðfestir hver mótaðilinn er, hver má skuldbinda hann og augljósustu áhættumerkin út frá opinberum skrám. Hún hentar við endurtekin eða minni viðskipti og má framkvæma á skömmum tíma.

Ítarleg áreiðanleikakönnun gengur dýpra og tekur meðal annars til ársreikninga fleiri ára, samninga, deilna, leyfa og eignarhalds. Hana ætti að velja við stærri viðskipti, við nýtt samstarf sem skiptir máli eða við fjárfestingu. Sjá sérstakar leiðbeiningar um áreiðanleikakönnun í Póllandi.

Staðfesting á réttum lögaðila

Fyrst þarf að staðreyna hver mótaðilinn er sem lögaðili. Félög eru skráð í landsskrána KRS, en einyrkjar finnast í skránni CEIDG. Skrárnar eru opinberar og gjaldfrjálsar.

Staðfestið fullt heiti, skráningarnúmer, skattnúmerið NIP og félagsform fyrirtækisins. Kannið að fyrirtækið sé raunverulega virkt og ekki í slitum. Algengt viðvörunarmerki er mótaðili þar sem skráð heiti eða heimilisfang stemmir ekki við það sem stendur á reikningi eða í bréfaskiptum. Berið einnig saman skráð heiti við það sem birtist á vef fyrirtækisins og í samskiptum, því ósamræmi þar getur verið fyrsta vísbending um vanda.

Hver má skuldbinda fyrirtækið

Samningur bindur fyrirtækið aðeins sé hann gerður af einhverjum með heimild til að skuldbinda það. Í KRS kemur fram hverjir sitja í stjórn og með hvaða hætti fyrirtækið er skuldbundið – til dæmis af tveimur stjórnarmönnum saman eða af stjórnarmanni ásamt prókúruhafa.

Eigir þú viðskipti við einhvern sem má ekki sjálfur skuldbinda fyrirtækið ætti að liggja fyrir umboð eða skráð prókúra. Sé samningur undirritaður án nægrar heimildar er hætta á að hann bindi ekki fyrirtækið. Kannið því reglur um skuldbindingu áður en samningur er undirritaður, ekki eftir á.

Eignarhald og raunverulegir eigendur

Við samstarf sem skiptir máli ætti að fara yfir eignarhaldið. Hver á og stýrir fyrirtækinu og er það hluti af stærri samstæðu? Upplýsingar um raunverulega eigendur er að finna í miðlægu skránni um raunverulega eigendur.

Óljóst eða ört breytilegt eignarhald, nýstofnað fyrirtæki án sögu eða flókin uppbygging án viðskiptalegrar skýringar getur verið ástæða til nánari könnunar, einkum eigi að greiða fyrir fram.

Ársreikningar og fyrirtækjaskjöl

Félög skila ársreikningum sem eru opinberir gegnum KRS. Reikningarnir gefa mynd af veltu, afkomu, eigin fé og skuldum og geta leitt í ljós fyrirtæki sem er veikara en það virðist.

Opinberar tilkynningar um félög – til dæmis um breytingar, samruna eða upphaf gjaldþrotsmeðferðar – eru auk þess birtar í opinbera tilkynningablaðinu. Yfirferð nýjustu reikninga og tilkynninga ætti að fara fram áður en stærri skuldbinding er tekin.

Gjaldþrots- og fullnustumerki

Kanna ætti hvort mótaðilinn sé í gjaldþrots- eða endurskipulagningarmeðferð. Slíkar upplýsingar koma fram í landsskránni um skuldara, þar sem mál í rekstri eru skráð.

Hafi gjaldþrotsmeðferð verið hafin hefur það mikla þýðingu fyrir hvort og hvernig þú færð greitt og fyrir því hvernig samning ætti að útfæra. Önnur merki – svo sem endurteknar greiðsluáskoranir, fullnusta í rekstri eða veð í eignum – ætti sömuleiðis að taka alvarlega.

VSK-staða og bankareikningur – hvíti listinn

VSK-stöðu mótaðilans og skráða bankareikninga má kanna á opinbera listanum yfir VSK-skráða (hvíta listanum). Listinn sýnir hvort fyrirtækið er virkt VSK-skráð og hvaða bankareikningar hafa verið tilkynntir skattyfirvöldum.

Það hefur hagnýta þýðingu: sé stærri fjárhæð greidd á reikning sem er ekki á hvíta listanum getur það haft skattaleg áhrif fyrir greiðanda. Millifærið því aðeins á tilkynntan reikning, berið reikningsnúmerið saman við listann og gætið að reglum um skipta greiðslu VSK. Skyndileg beiðni um að greiða á nýjan eða erlendan reikning er sígilt viðvörunarmerki.

Viðskipti yfir landamæri og VSK-númer í ESB

Við viðskipti yfir landamæri innan ESB skiptir VSK-númer mótaðilans máli. Númerið má kanna í sameiginlegu kerfi ESB, svo að staðfest sé að það sé gilt og tilheyri því fyrirtæki sem þú átt viðskipti við.

Gilt VSK-númer hefur þýðingu fyrir meðferð VSK af afhendingu milli landa og er um leið frekari staðfesting á auðkenni mótaðilans. Könnunina ætti að gera á þeim tíma sem viðskiptin fara fram og geyma með öðrum gögnum.

Refsiaðgerðir og leyfi

Við tiltekin viðskipti ætti að kanna hvort mótaðilinn eða eigendur hans falli undir refsiaðgerðir. Þá krefjast ýmsar greinar sérstakra leyfa eða starfsleyfa, og staðfesta ætti að mótaðilinn hafi þau ef samningurinn gerir ráð fyrir því.

Könnun á lénum, meðmælum og raunverulegri viðveru fyrirtækisins getur bætt myndina. Markmiðið er að staðfesta að mótaðilinn bæði megi og geti afhent það sem samningurinn snýst um.

Viðvörunarmerki í reynd

Sum merki ættu ávallt að leiða til nánari könnunar áður en samningur er gerður eða greiðsla millifærð:

  • Heiti, heimilisfang eða reikningsnúmer á reikningi stemmir ekki við skrárnar.
  • Þrýst er á hraða greiðslu eða fyrirframgreiðslu án venjulegrar könnunar.
  • Skyndilega er beðið um greiðslu á nýjan eða erlendan reikning.
  • Verð eða skilmálar eru áberandi hagstæð án viðskiptalegrar skýringar.
  • Fyrirtækið er nýstofnað eða án sannreynanlegrar sögu og viðveru.
  • Mótaðilinn er tregur til að gefa upp skráningarnúmer eða skuldbindingu.
  • Samskipti fara eingöngu fram um ókeypis tölvupóst- eða skilaboðaþjónustu.

Eitt merki er ekki endilega afgerandi, en fleiri samtímis ættu að leiða til þess að samningur sé ekki gerður fyrr en aðstæður hafa verið skýrðar.

Öruggur samningur

Könnun ætti að fylgja eftir með samningi sem verndar stöðu þína. Mikilvæg atriði eru skýr lýsing á efndinni, greiðsluskilmálar, frestir og vanefndaúrræði ásamt skýru ákvæði um hvaða lög gilda og hvar deilur eru leystar.

Eftir áhættu má semja um tryggingu – til dæmis fyrirframgreiðslu, bankaábyrgð eða eignarréttarfyrirvara uns greitt hefur verið. Vel útfærður samningur auðveldar að hafa kröfu uppi ef samstarfið fer síðar úrskeiðis.

Könnun í réttu hlutfalli

Umfang könnunar ætti að vera í hlutfalli við viðskiptin. Við minni, endurtekna afhendingu getur hröð auðkennis- og skuldbindingarkönnun nægt, en stærri skuldbinding, fyrirframgreiðsla eða langvarandi samstarf mælir með ítarlegri yfirferð.

Skynsamleg nálgun kostar tíma en er að jafnaði mun ódýrari en að elta kröfu á mótaðila sem reynist án fjármuna eða ekki sá sem talið var. Í reynd nægir oft einfaldur innri gátlisti: hver var kannaður, hvenær, úr hvaða skrám og hver niðurstaðan var. Slík skráning gerir bæði endurtekna könnun auðveldari og styrkir stöðu þína síðar, komi til ágreinings eða skattalegrar athugunar.

Skráið dagsetningu og endurtakið könnunina

Geymið útprentanir úr skránum með dagsetningu svo að unnt sé að sýna fram á hvað var upplýst þegar samningurinn var gerður. Það getur haft þýðingu bæði skattalega og í hugsanlegri deilu.

Við viðvarandi samstarf ætti að endurtaka könnunina með reglulegu millibili, því staða mótaðila getur breyst. Mótaðili sem var traustur í upphafi er ekki endilega það ári síðar. Breytingar á stjórn, eignarhaldi eða VSK-stöðu geta gerst án fyrirvara, og því er skynsamlegt að kanna að minnsta kosti auðkenni og skuldbindingu að nýju áður en stór ný pöntun er samþykkt eða greidd.

Opinberar pólskar heimildir

Helstu opinberu heimildir til að kanna pólskan mótaðila eru:

  • KRS – landsskrá félaga með stjórn, skuldbindingu og ársreikningum.
  • CEIDG – skrá yfir einyrkja.
  • Hvíti listinn yfir VSK-skráða – VSK-staða og tilkynntir bankareikningar.
  • Landsskrá um skuldara – gjaldþrots- og endurskipulagningarmeðferð.
  • Miðlæg skrá um raunverulega eigendur.
  • Opinbera tilkynningablaðið fyrir félagatilkynningar.

Skrifstofan getur aflað og farið yfir upplýsingarnar úr þessum heimildum og borið þær saman, svo að þú fáir heildarmynd fyrir ákvörðun.

Hvernig lögmannsstofan getur aðstoðað

Könnun: hröð yfirferð á auðkenni, skuldbindingu og helstu áhættumerkjum, eða víðtækari áreiðanleikakönnun eftir þörf.

Samningur: gerð eða yfirferð samnings með nauðsynlegum tryggingum og skýru ákvæði um lagaval og varnarþing. Skrifstofan aðstoðar um allt Pólland og getur að jafnaði unnið í fjarvinnu.

Tengdar leiðbeiningar

Algengar spurningar

Hvar get ég kannað pólskt fyrirtæki?

Félög finnast í landsskránni KRS, einyrkjar í CEIDG. VSK-staða og bankareikningar koma fram á hvíta listanum, gjaldþrotsmeðferð í skránni um skuldara, og raunverulegir eigendur í miðlægu skránni um þá. Skrárnar eru opinberar.

Hvernig veit ég hver má undirrita samninginn?

Í KRS kemur fram hverjir sitja í stjórn og með hvaða hætti fyrirtækið er skuldbundið. Eigir þú viðskipti við annan ætti að liggja fyrir umboð eða skráð prókúra. Sé samningur undirritaður án nægrar heimildar bindur hann ef til vill ekki fyrirtækið.

Hvað er hvíti listinn og hvers vegna skiptir hann máli?

Það er opinberi listinn yfir VSK-skráða með þeim bankareikningum sem tilkynntir hafa verið skattyfirvöldum. Sé stærri fjárhæð greidd á reikning utan listans getur það haft skattaleg áhrif fyrir greiðanda. Millifærið því aðeins á tilkynntan reikning.

Nægir hraðkönnun?

Það ræðst af fjárhæð og áhættu. Við minni, endurtekna afhendingu getur hröð auðkennis- og skuldbindingarkönnun nægt. Við stærri skuldbindingu, fyrirframgreiðslu eða fjárfestingu ætti að íhuga ítarlega áreiðanleikakönnun.

Hvað ef mótaðilinn biður um greiðslu á nýjan reikning?

Verið varkár. Skyndileg beiðni um að greiða á nýjan eða erlendan reikning er sígilt viðvörunarmerki. Berið reikningsnúmerið saman við hvíta listann og staðfestið beiðnina um þekkta leið áður en þú millifærir.

Getið þið annast könnunina fyrir mig?

Já. Skrifstofan getur aflað og farið yfir upplýsingar úr opinberu skránum, borið þær saman og gert eða yfirfarið samning með nauðsynlegum tryggingum. Vinnuna má að jafnaði vinna í fjarvinnu.