Einen polnischen Vertragspartner vor Vertragsabschluss prüfen

Stand: 29. Juli 2026

Die Kanzlei hat ihren Sitz in Posen und betreut Mandanten in ganz Polen – persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz.

Wir unterstützen deutschsprachige Unternehmen bei der juristischen Prüfung polnischer Lieferanten, Auftragnehmer und Geschäftspartner. Die Prüfung erfolgt durch einen Rechtsanwalt nach polnischem Recht (radca prawny) und betrifft insbesondere Registerstatus, Vertretungsbefugnis, Unternehmensdaten, Eigentümerstruktur und rechtliche Risikofaktoren, die vor Vertragsabschluss oder Zahlung relevant sein können.

Bei Geschäften mit einem polnischen Unternehmen genügt es nicht immer, nur zu wissen, dass eine Firma im Register erscheint. Entscheidend ist häufig, ob die Angaben aus Rechnung, Angebot, E-Mail-Korrespondenz und Vertragsentwurf mit den offiziellen polnischen Registern übereinstimmen und ob die handelnde Person tatsächlich zur Unterzeichnung des Vertrags berechtigt ist.

Polnische Register wie KRS, CEIDG, REGON, VAT White List oder CRBR enthalten viele relevante Informationen. Für deutschsprachige Unternehmen sind diese Daten jedoch nicht immer leicht zugänglich und noch weniger leicht rechtlich einzuordnen. Ein einzelner Registerauszug beantwortet oft nicht alle Fragen, die vor einem Vertragsschluss wichtig sind.

Unsere Kanzlei erstellt juristische Prüfberichte über polnische Unternehmen und Unternehmer. Der Bericht ist keine bloße Übersetzung von Registerdaten, sondern eine rechtliche Einordnung der verfügbaren Informationen mit Hinweisen auf erkannte Risiken und mögliche vertragliche Absicherungen.

Ziel der Prüfung ist es, rechtliche und registerbezogene Risiken sichtbar zu machen, bevor ein Vertrag unterzeichnet oder eine Zahlung geleistet wird.

In welchen Situationen ist eine Prüfung sinnvoll?

Eine juristische Prüfung kann sinnvoll sein, wenn ein neuer polnischer Lieferant eine Vorauszahlung verlangt, ein Vertrag über Warenlieferungen geschlossen werden soll, Zahlungsziele eingeräumt werden, ein polnischer Subunternehmer eingebunden wird oder eine längerfristige Zusammenarbeit geplant ist.

Besondere Aufmerksamkeit ist angezeigt, wenn der Vertragspartner erst seit kurzer Zeit tätig ist, kürzlich Geschäftsführer oder Gesellschafter gewechselt haben, die Bankverbindung nicht zu den Registerdaten passt, die Korrespondenz über private E-Mail-Adressen geführt wird oder die Unterzeichnung durch eine Person erfolgen soll, deren Vertretungsbefugnis unklar ist.

Welche polnischen Register sind relevant?

Die Aussagekraft einer Prüfung hängt davon ab, welche polnischen Quellen herangezogen und wie sie rechtlich eingeordnet werden. Für deutschsprachige Auftraggeber sind vor allem die folgenden Register von Bedeutung:

• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) – das Landesgerichtsregister für Kapital- und Personengesellschaften, etwa die sp. z o.o. (GmbH), die S.A. (Aktiengesellschaft) oder die Kommanditgesellschaft. Es weist Rechtsform, Sitz, Vertretungsbefugnis, Prokura, Stammkapital und häufig auch Jahresabschlüsse aus.
• CEIDG – das Zentralregister für Einzelunternehmer (jednoosobowa działalność gospodarcza). Viele kleinere polnische Vertragspartner sind nicht im KRS, sondern ausschließlich hier eingetragen.
• REGON – die statistische Kennnummer des Statistikamts (GUS), die zur Identifikation und zum Abgleich der Unternehmensdaten dient.
• NIP – die polnische Steueridentifikationsnummer, die für Rechnungsstellung und Umsatzsteuer maßgeblich ist.
• Weiße Liste der USt-Steuerpflichtigen (wykaz podatników VAT) – ein amtliches Verzeichnis, das unter anderem den Umsatzsteuerstatus und die gemeldeten Bankkonten des Unternehmens enthält.
• CRBR – das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten, aus dem sich die hinter der Gesellschaft stehenden natürlichen Personen ergeben können.

Kein einzelnes Register beantwortet für sich alle Fragen. Erst das Zusammenspiel dieser Quellen – abgeglichen mit Rechnung, Angebot und Vertragsentwurf – ergibt ein belastbares Bild des polnischen Vertragspartners.

Was kann die Prüfung umfassen?

Registerstatus des polnischen Unternehmens

Wir prüfen die Eintragung im KRS oder CEIDG, die Rechtsform, den Sitz, die Adresse, den aktuellen Status, historische Änderungen und die Übereinstimmung der Registerdaten mit den vom Vertragspartner verwendeten Angaben.

Vertretungsberechtigung und Vertragsunterzeichnung

Wir analysieren, wer für die polnische Gesellschaft wirksam handeln darf, ob Einzel- oder Gesamtvertretung gilt, ob ein Prokurist beteiligt ist und ob die konkrete Person den geplanten Vertrag wirksam unterzeichnen kann.

Gesellschafter, Organe und wirtschaftlich Berechtigte

Soweit die Daten verfügbar sind, prüfen wir Gesellschafter, Geschäftsführer, Prokuristen, Beteiligungsstrukturen und Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten. Unstimmigkeiten können Anlass für zusätzliche Rückfragen sein.

Steuer- und Identifikationsdaten

Die Prüfung kann NIP, REGON, USt-Status sowie die polnische VAT White List umfassen. Dies ist insbesondere bei Zahlungen auf polnische Bankkonten relevant.

Finanzunterlagen und Zahlungssignale

Wenn Jahresabschlüsse verfügbar sind, können ausgewählte Finanzinformationen und Warnsignale ausgewertet werden. Ergänzend kann eine Prüfung von Schuldnerregistern und öffentlich zugänglichen Hinweisen erfolgen.

Insolvenz, Restrukturierung und Liquidation

Wir prüfen, ob verfügbare Quellen Hinweise auf Restrukturierungs-, Insolvenz-, Liquidations- oder Vollstreckungsverfahren enthalten.

Sanktionen und Risikolisten

Je nach Fall kann die Prüfung auch Sanktionslisten und weitere öffentlich zugängliche Warnquellen betreffen.

Vertragliche Absicherung

Wenn Risiken erkennbar sind, können im Bericht mögliche vertragliche Schutzmechanismen genannt werden: Zahlungsstufen, Eigentumsvorbehalt, Garantien, Vertragsstrafen, Rücktrittsrechte, zusätzliche Erklärungen oder Dokumentationspflichten.

Zahlung auf polnische Bankkonten: Weiße Liste und Split Payment

Ein in der Praxis häufig unterschätztes Risiko betrifft die Zahlung selbst. Nach polnischem Steuerrecht sollten Überweisungen an ein registriertes Unternehmen auf ein Bankkonto erfolgen, das in der Weißen Liste der USt-Steuerpflichtigen geführt wird. Wird bei Beträgen ab 15 000 PLN auf ein dort nicht ausgewiesenes Konto gezahlt, können sich für den Zahlenden nachteilige steuerliche Folgen und Mithaftungsrisiken ergeben.

Für bestimmte Waren und Dienstleistungen ist in Polen zudem der sogenannte Split-Payment-Mechanismus (mechanizm podzielonej płatności) vorgesehen, bei dem der Umsatzsteueranteil auf ein gesondertes Konto überwiesen wird. Ob und in welchem Umfang diese Regeln greifen, hängt vom konkreten Geschäft ab.

Wir empfehlen, die vom polnischen Vertragspartner angegebene Kontoverbindung vor der ersten Zahlung mit der Weißen Liste abzugleichen und den Abfragezeitpunkt zu dokumentieren. Weicht das Zahlungskonto von den Registerdaten ab oder wird kurzfristig ein Privatkonto oder ein ausländisches Konto genannt, ist besondere Vorsicht angezeigt.

Typische Warnsignale

Bestimmte Umstände sprechen dafür, eine Prüfung vor Vertragsschluss besonders sorgfältig durchzuführen. Häufige Warnsignale sind:

• ein erst kürzlich gegründetes Unternehmen ohne nachvollziehbare Geschäftshistorie, das zugleich eine hohe Vorauszahlung verlangt;
• kurzfristige Wechsel bei Geschäftsführung, Gesellschaftern oder Firmensitz unmittelbar vor Vertragsabschluss;
• eine Bankverbindung, die nicht zu den offiziellen Registerdaten oder zur Weißen Liste passt;
• Geschäftskorrespondenz überwiegend über private oder frei registrierte E-Mail-Adressen statt über eine Firmendomain;
• eine unterzeichnende Person, deren Vertretungsbefugnis sich aus KRS oder Vollmacht nicht eindeutig ergibt;
• Abweichungen zwischen Firmenname, NIP und KRS-Nummer auf Rechnung, Angebot und Vertragsentwurf.

Ein einzelnes dieser Merkmale muss noch kein Problem sein. Treten mehrere zusammen auf, sollte die geplante Transaktion vor Unterzeichnung genauer geprüft und vertraglich abgesichert werden.

Ergebnis der Prüfung

Der Bericht ersetzt keine unternehmerische Entscheidung und garantiert nicht die zukünftige Vertragserfüllung. Er dient dazu, die vor Vertragsschluss erkennbaren Informationen rechtlich einzuordnen.

Keine wesentlichen Registerbedenken

Die geprüften Quellen zeigen keine offensichtlichen registerbezogenen oder rechtlichen Hindernisse. Das allgemeine Geschäftsrisiko bleibt bestehen, kann aber mit üblichen Vertragsmechanismen behandelt werden.

Erkennbare Risiken mit Absicherungsbedarf

Die Prüfung zeigt Umstände, die im Vertrag berücksichtigt werden sollten. Der Bericht kann dann mögliche Schutzklauseln oder zusätzliche Unterlagen empfehlen, die vor Unterzeichnung verlangt werden sollten.

Erhöhte Vorsicht vor Vertragsabschluss

Wenn die verfügbaren Informationen relevante Warnsignale enthalten, kann dies Anlass für Nachverhandlungen, stärkere Sicherheiten, eine andere Zahlungsstruktur oder eine erneute Bewertung des geplanten Geschäfts sein.

Bericht auf Deutsch

Der Prüfbericht kann auf Deutsch erstellt werden. Dadurch können Geschäftsführung, Rechtsabteilung, Einkauf oder Finanzabteilung die polnischen Registerinformationen nachvollziehen, ohne selbst polnische Dokumente auswerten zu müssen.

Der Bericht kann intern zur Entscheidungsfindung, im Rahmen von Vertragsverhandlungen oder später zur Dokumentation der vorvertraglichen Prüfungsschritte verwendet werden.

Ihr Anliegen persönlich besprechen

Sie planen ein Geschäft mit einem polnischen Unternehmen und möchten den Vertragspartner vor Vertragsschluss oder Zahlung prüfen lassen? Nehmen Sie Kontakt mit unserer Kanzlei auf – wir schlagen Ihnen den passenden Prüfungsumfang und die Bedingungen der Beauftragung vor.

Häufige Fragen

Reicht ein KRS-Auszug aus?

In vielen Fällen nicht. Ein KRS-Auszug ist wichtig, zeigt aber nicht immer Zahlungsrisiken, wirtschaftlich Berechtigte, USt-Status, Restrukturierung, Sanktionen oder Risiken aus dem konkreten Vertragsentwurf.

Können auch polnische Einzelunternehmer geprüft werden?

Ja. Einzelunternehmer werden in Polen in der Regel über CEIDG geprüft, während Gesellschaften vor allem über KRS und ergänzende Quellen geprüft werden.

Erfährt der polnische Vertragspartner von der Prüfung?

Bei einer Standardprüfung anhand öffentlicher Quellen in der Regel nicht. Wenn zusätzliche Unterlagen vom Vertragspartner benötigt werden, wird dies vorab besprochen.

Ist der Bericht eine Garantie?

Nein. Kein Bericht kann garantieren, dass ein Vertrag künftig erfüllt wird. Der Bericht zeigt verfügbare Informationen, rechtliche Risiken und mögliche Absicherungsmaßnahmen auf.

Kann der Bericht später als Nachweis dienen?

Der Bericht ist ein privates juristisches Dokument. Je nach Sachverhalt kann er helfen zu dokumentieren, dass vor Vertragsschluss eine Prüfung vorgenommen wurde.

Wie lange dauert die Prüfung?

Der Zeitbedarf hängt vom Umfang ab. Eine Grundprüfung anhand öffentlicher Register ist meist kurzfristig möglich; umfangreichere Prüfungen mit Finanzunterlagen oder Vertragsanalyse benötigen entsprechend mehr Zeit. Den zeitlichen Rahmen stimmen wir vor der Beauftragung ab.

Prüfen Sie auch den konkreten Vertragsentwurf?

Auf Wunsch ja. Neben der Registerprüfung können wir den vorliegenden Vertragsentwurf rechtlich einordnen und auf Risiken sowie mögliche Absicherungen hinweisen. Der Umfang wird vorab vereinbart.

Senden Sie uns die Daten des polnischen Unternehmens

Übermitteln Sie den Firmennamen, die NIP-, KRS- oder REGON-Nummer und beschreiben Sie kurz das geplante Geschäft. Wir schlagen den passenden Prüfungsumfang und die Bedingungen der Beauftragung vor.

Mobil: +48 603 778 887 · Telefon: +48 61 641 64 61 · E-Mail: biuro@poznan-kancelaria.pl

Telefonische Gespräche sind zunächst auf Englisch möglich. Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten telefonisch oder per E-Mail; wir rufen Sie auf Deutsch zurück.

Kontaktaufnahme: Unser Telefon wird auf Polnisch und Englisch bedient. Für eine Beratung auf Deutsch schreiben Sie uns bitte zuerst per E-Mail und schildern Sie kurz Ihr Anliegen – wir melden uns auf Deutsch zurück, per E-Mail und telefonisch.

Marcin Butkiewicz – Rechtsanwalt nach polnischem Recht (radca prawny) · Rechtsanwaltskammer OIRP Poznań PZ-2231. Seit über 20 Jahren in Poznań tätig: Wirtschaftsrecht, Gesellschaftsrecht, Handelsverträge, Legal Due Diligence, Zivilprozesse und B2B-Streitigkeiten.

„Hinweis: „Rechtsanwalt“ wird hier ausschließlich als beschreibende Übersetzung des polnischen Berufstitels „radca prawny“ verwendet und begründet keine Zulassung als deutscher Rechtsanwalt.“